1. Investigación preliminar

La organización "Espacio Joven" es una organización sin animo de lucro compuesta principalmente por jóvenes voluntarios de la localidad, y por algún que otro coordinador. 

Al ser una organización compuesta por voluntariados su carácter es democrático y solidario. No se busca para nada el beneficio, ya que se trata de una apuesta del Ayuntamiento de la ciudad, que destinó 150.000 euros del PLAN E para su creación y solicitó más de 70.000 euros al IAJ para su financiación, del que solo en el año pasado se beneficiaron más de 1.000 jóvenes.

La organización fue creada en el 2008 pero su participación y reconocimiento eran escasos, pero fue a partir de una remodelación llevada a cabo en 2009, gracias al ya nombrado PLAN E y al IAJ, cuando la organización aumento...tanto en el numero de voluntarios como en el numero de interesados, actividades, consultas, etc. En 2008 el Centro de Espacio Juvenil fue nombrado Centro Local Eurodesk, convirtiéndose en pioneros en la provincia y esto posibilita que los jovenes obtengan información de primera mano sobre todas las oportunidades que la Unión Europea ofrece diariamente: becas, cursos, trabajos, etc. En 2009 se nombró al CIJ (colaborador principal y cordinador del "Espacio Joven") como PUNTO FORMAJOVEN, y en 2010 se reconocio como Oficina de envío en el proyecto europeo de Servicio del Voluntariado Europeo, a partir de ahi empazaron ha elaborar varios proyectos para el envío de jóvenes de Baeza a las distintas ciudades europeas para desempeñar trabajos de voluntariado, potenciando el aprendizaje de idiomas y la posibilidad de involucrarse en otras culturas de la Unión Europea.

Al Centro pueden inscribirse los voluntarios comprendidos en edad entre 12 y 25 años, desempeñando las labores de "Corresponsales" (centradas para los mas jóvenes y encargados de la difusión  talleres, concursos y de facilitar toda la información a chavales del mismo rango de edad) y las labores de "Coordinadores" para los miembros de mayor edad (centradas en la creación  puesta en marcha y coordinación de los distintos talleres, actividades, etc.) por así decirlo los encargados totales son los Coordinadores que cuentan que la valiosa ayuda de los Corresponsales. En este año el centro cuenta con al rededor de 30 chavales como voluntarios corresponsales y al rededor de 5 coordinadores

También cabe destacar como la Concejalia de Juventud lanzo el pasado mes de Septiembre un llamamiento hacia los jóvenes de las localidades cercanas, los cuales no cuentan con un centro similar, que se sientan invitados a participar, pues es un centro en el que la participación y asociacionismo juvenil es fundamental.

En cuanto a la gestión de documentación  he de decir que no se genera mucha, ya que no es una organización del todo grande pero si es variada: actas, proyectos, ficheros con los datos de todos los miembros  fichas sobre todos los proyectos y actividades llevadas a cabo, etc. Ademas también hay una pequeña zona reservada como biblioteca, la cual genera también varios documentos sobre la entrada y salida del material, prestamos, etc. Y otra zona reservada como audiovisuales. Toda la información se encuentra tanto en formato papel como informático, y al no se demasiada información es fácil llevarla día a día y con buen orden, aunque su principal inconveniente es la variedad de documentación.

Para recopilar toda esta información hablé con el encargado principal, Pablo Arroyo Poza, el cual me contó el mecanismo de el centro y las actividades en las que se centran, cuales son los objetivos que se planteo cuando lanzo este proyecto (ya que el fue el impulsor  y que le movió ha llevarlo a cabo...me dijo una frase que merece la pena recordar "Los jóvenes son el motor del futuro, si olvidas el motor o no lo mantienes vivo, ese futuro nunca podrá progresar" 

Fuentes: 

• Programa: Juventud: Apuesta para el futuro, inversión en el presente
• http://www.teleprensa.es/jaen-noticia-269145-el-cij-baeza-atendi-en-2010-ms-de-1030-consultas.html
• Encargado principal, Pablo Arroyo Poza
• Twitter Oficial @EspacioJoven

Descripción básica de la organización elegida

La organización que he elegido para mi trabaja se llama "Espacio Joven" es una organización situada en el municipio de Baeza (Jaen) concretamente en el Cuartel de Sementales y que, como su propio nombre indica, va dedicada a realizar todo tipo de actividades para los mas jóvenes del municipio.

Esta organización es pionera en fomentar las relaciones entre jóvenes mediante todo tipo de cultura (música, lectura...) y mediante todo tipo de talleres y actividades. 

Records Management

Definimos el concepto como un campo de gestión administrativa relativo a conseguir una economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos.
Las operaciones archivistas que se llevan a cabo  a lo largo del periodo comprendido entre la creación de documentos y su eliminación o transferencia entran dentro de lo que denominamos "Gestión de documentos”.

Como principios destacados encontramos la economía y la eficacia:

• Beneficios económicos: facilita la identificación y calificación mediante los cuadros de retención y disposición de documentos.
• Economía de eficacia: es la gestión del conjunto de procesos de creación de documentos, en el diseño de los sistemas de archivo y recuperación, en la gestión de los archivos corrientes y gestión de las máquinas copiadoras.
• Efectividad en la planificación de actividades de gobierno.
• Uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía

Estas ventajas podrán conseguirse siempre que exista un programa de gestión de documentos eficaz. La diversidad existente a nivel internacional ha llevado a formular cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos:

• Nivel mínimo: aquellos países que cuentan con sistemas de cuadros de retención y disposición de documentos.
• Nivel mínimo incrementado: aquellos países que incorporan a los elementos del nivel mínimo la existencia de uno o más depósitos intermedios.
• Nivel intermedio: aquellos países que añaden al anterior otros subprogramas básicos.
• Nivel óptimo: aquellos países que suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, correo, telecomunicaciones y máquinas copiadoras de oficina.

APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES

Puntos a considerar:

• Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.
• Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general de un organismo.
• Una buena planificación como base del modelo.
• Importancia de un respaldo legislativo o reglamentario en todas las fases de implantación del sistema.
• Análisis de los modelos de gestión de documentos de otros países.
• Conciencia de cuál es el papel que debe desarrollar el profesional de archivos en el ámbito de la gestión de documentos y su formación.
• Disponer de cuadros de clasificación y de retención y disposición.
• Conciencia de que EEUU constituye un punto de referencia en este sentido.

Siguiendo el modelo norteamericano, del que se deriva el resto, podemos hablar de tres fases dentro de la “gestión de documentos”:

1. La fase de CREACIÓN del documento: consiste en el diseño y gestión de formularios, la preparación y gestión de correspondencia, la preparación y gestión de informes y directrices y las aplicaciones tecnológicas a estas.
2. La fase de MANTENIMIENTO Y USO de los documentos: consiste en el desarrollo de sistemas de archivo y de recuperación, la selección y gestión de las máquinas copiadoras, el desarrollo y mantenimiento de programas de documentos vitales y de planes contra desastres y la aplicación de los sistemas de análisis, automatización y reprografía a todos estos.
3. La fase de DISPOSICIÓN de los documentos: consiste en la identificación y descripción de las series de documentos, el desarrollo de los cuadros de retención y disposición de los documentos y la selección y transferencia de los documentos.

Michel Roberge, en su “Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos” (GDDA), hace referencia a los tres instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos:

• El cuadro de clasificación. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. 
• El calendario de conservación. Se elabora a partir de la estructura de clasificación, en función de las series de expedientes. Fija los plazos de vida activa y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos.
• El inventario. Describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.

GRANDES MODELOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1. MODELO NORTEAMERICANO

Este modelo está inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición; preocupada por los beneficios y las economías que resultan de una buena gestión de documentos.

Modelo en EEUU
Actualmente la gestión de los documentos corrientes se encuentra totalmente integrada en el engranaje administrativo federal. Existe también una fuerte incidencia del factor económico, de ahí que prevalezca el factor “ rentabilidad” sobre el concepto “patrimonio cultural” como legado.
Fruto de la práctica para solucionar los problemas característicos de la administración moderna se formulan los principios teóricos de la gestión de documentos.
Desde que aparece el concepto de gestión de documentos, los americanos han estado interesado por racionalizar el proceso.

El NARA (National Archives and Records Administration) se ha reservado el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal.

Existe una desigualdad en el tratamiento de los documentos en las administraciones federal, estatal y local. La gestión de documentos ha evolucionado recientemente hacia la Information Resources Management, donde ya participan profesionales como: Bibliotecarios, documentalistas e informáticos.

Por tanto, EEUU constituye el punto referencia obligado para el resto de países.

Modelo de QUEBEC
Gran vitalismo a partir de los años 80: donde se desarrollan las principales leyes que atañen a la gestión de documentos.
Tanto el concepto como la práctica de la gestión de documentos se encuentra muy bien definida a nivel legislativo y reglamentario. Son los Archivos Nacionales los encargados de ejercer las funciones de control y tutela desde la creación de los documentos y a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos.
La importancia que se le otorga a la clasificación, calendario de conservación e inventario de documentos como elementos clave de cualquier sistema de gestión de documentos ha dado lugar a un debate a nivel teórico entre dos corrientes archivísticas:

• La que prioriza las necesidades de la Administración: importancia del cuadro de clasificación.
• La que prioriza la protección de los documentos con valor histórico: importancia del calendario de conservación.

2. MODELO EUROPEO
Modelo de países Germánicos, Italia e Inglaterra
Se trata del modelo más arcaico, arranca en el siglo XVI. Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos. La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que dedica un personal especializado en la tarea de organización de los documentos.

• Registries en Inglaterra.
• Registraturen en Alemania.
• Registri di protocollo en Italia.

La  responsabilidad  sobre  los  documentos  depositados  en  los  archivos intermedios  corresponde  preferentemente  a  la  propia  administración productora de los documentos:

• Records Centers en Inglaterra.
• Altregistraturen en Alemania.
• Archivos de depósito en Italia.

El archivero no toma parte en la gestión directa de la documentación depositada en los archivos corrientes e intermedios, su papel es de control e inspección para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente. Existe un alto porcentaje de eliminaciones, especialmente en Inglaterra, único país donde el archivero no controla la totalidad del proceso de selección y eliminación hasta la segunda revisión a los 26 años de la producción de los documentos.
Existe un cuadro de clasificación establecido a priori a partir de las funciones del organismo productor, se desarrollan también calendarios de conservación.
Una vez que la documentación haya llegado a los archivos para su conservación definitiva, los archiveros podrán hacer uso del principio de procedencia:

• Registraturprinzip en Alemania.
• Riordinamento  en Italia.
• Registry principle en Inglaterra.

Modelo de Francia

El préarchivage: gestión de los archivos entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de archivos, comprendiendo su conservación en un local específico y la preparación de su transferencia, eventualmente tras una tría. La aparición y multiplicación de los documentos informáticos han facilitando una idea que hace ver que el prearchivage tradicional no puede aplicarse sobre los nuevos soportes. Da una importancia progresiva de los cuadros de conservación y eliminación, desde una perspectiva de preservación de documentación con valor histórico. El prearchivage no constituye más que una parte de lo que abarca el término records management.

Modelo de España

En la Administración española no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos. El primera vez que se analizó el problema de la gestión de documentos fue en 1983 por María Luisa Conde.

La gestión de documentos según el ámbito estatal: esta presidida por el interes en la normalización: Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales, el cual engloba:

• El Reglamento de Archivos del estado.
• Las Normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales.

Dicho plan supone:

• la identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado
• la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico.

A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.