Records Management

Definimos el concepto como un campo de gestión administrativa relativo a conseguir una economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos.
Las operaciones archivistas que se llevan a cabo  a lo largo del periodo comprendido entre la creación de documentos y su eliminación o transferencia entran dentro de lo que denominamos "Gestión de documentos”.

Como principios destacados encontramos la economía y la eficacia:

• Beneficios económicos: facilita la identificación y calificación mediante los cuadros de retención y disposición de documentos.
• Economía de eficacia: es la gestión del conjunto de procesos de creación de documentos, en el diseño de los sistemas de archivo y recuperación, en la gestión de los archivos corrientes y gestión de las máquinas copiadoras.
• Efectividad en la planificación de actividades de gobierno.
• Uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía

Estas ventajas podrán conseguirse siempre que exista un programa de gestión de documentos eficaz. La diversidad existente a nivel internacional ha llevado a formular cuatro niveles de implantación de la gestión de documentos:

• Nivel mínimo: aquellos países que cuentan con sistemas de cuadros de retención y disposición de documentos.
• Nivel mínimo incrementado: aquellos países que incorporan a los elementos del nivel mínimo la existencia de uno o más depósitos intermedios.
• Nivel intermedio: aquellos países que añaden al anterior otros subprogramas básicos.
• Nivel óptimo: aquellos países que suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, correo, telecomunicaciones y máquinas copiadoras de oficina.

APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES

Puntos a considerar:

• Apoyo y respaldo de una institución de archivos a nivel nacional como elemento coordinador.
• Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general de un organismo.
• Una buena planificación como base del modelo.
• Importancia de un respaldo legislativo o reglamentario en todas las fases de implantación del sistema.
• Análisis de los modelos de gestión de documentos de otros países.
• Conciencia de cuál es el papel que debe desarrollar el profesional de archivos en el ámbito de la gestión de documentos y su formación.
• Disponer de cuadros de clasificación y de retención y disposición.
• Conciencia de que EEUU constituye un punto de referencia en este sentido.

Siguiendo el modelo norteamericano, del que se deriva el resto, podemos hablar de tres fases dentro de la “gestión de documentos”:

1. La fase de CREACIÓN del documento: consiste en el diseño y gestión de formularios, la preparación y gestión de correspondencia, la preparación y gestión de informes y directrices y las aplicaciones tecnológicas a estas.
2. La fase de MANTENIMIENTO Y USO de los documentos: consiste en el desarrollo de sistemas de archivo y de recuperación, la selección y gestión de las máquinas copiadoras, el desarrollo y mantenimiento de programas de documentos vitales y de planes contra desastres y la aplicación de los sistemas de análisis, automatización y reprografía a todos estos.
3. La fase de DISPOSICIÓN de los documentos: consiste en la identificación y descripción de las series de documentos, el desarrollo de los cuadros de retención y disposición de los documentos y la selección y transferencia de los documentos.

Michel Roberge, en su “Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos” (GDDA), hace referencia a los tres instrumentos fundamentales de la Gestión de Documentos Administrativos:

• El cuadro de clasificación. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. 
• El calendario de conservación. Se elabora a partir de la estructura de clasificación, en función de las series de expedientes. Fija los plazos de vida activa y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos.
• El inventario. Describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.

GRANDES MODELOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1. MODELO NORTEAMERICANO

Este modelo está inscrito en el marco de una administración joven y dinámica en constante redefinición; preocupada por los beneficios y las economías que resultan de una buena gestión de documentos.

Modelo en EEUU
Actualmente la gestión de los documentos corrientes se encuentra totalmente integrada en el engranaje administrativo federal. Existe también una fuerte incidencia del factor económico, de ahí que prevalezca el factor “ rentabilidad” sobre el concepto “patrimonio cultural” como legado.
Fruto de la práctica para solucionar los problemas característicos de la administración moderna se formulan los principios teóricos de la gestión de documentos.
Desde que aparece el concepto de gestión de documentos, los americanos han estado interesado por racionalizar el proceso.

El NARA (National Archives and Records Administration) se ha reservado el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal.

Existe una desigualdad en el tratamiento de los documentos en las administraciones federal, estatal y local. La gestión de documentos ha evolucionado recientemente hacia la Information Resources Management, donde ya participan profesionales como: Bibliotecarios, documentalistas e informáticos.

Por tanto, EEUU constituye el punto referencia obligado para el resto de países.

Modelo de QUEBEC
Gran vitalismo a partir de los años 80: donde se desarrollan las principales leyes que atañen a la gestión de documentos.
Tanto el concepto como la práctica de la gestión de documentos se encuentra muy bien definida a nivel legislativo y reglamentario. Son los Archivos Nacionales los encargados de ejercer las funciones de control y tutela desde la creación de los documentos y a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos.
La importancia que se le otorga a la clasificación, calendario de conservación e inventario de documentos como elementos clave de cualquier sistema de gestión de documentos ha dado lugar a un debate a nivel teórico entre dos corrientes archivísticas:

• La que prioriza las necesidades de la Administración: importancia del cuadro de clasificación.
• La que prioriza la protección de los documentos con valor histórico: importancia del calendario de conservación.

2. MODELO EUROPEO
Modelo de países Germánicos, Italia e Inglaterra
Se trata del modelo más arcaico, arranca en el siglo XVI. Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos. La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que dedica un personal especializado en la tarea de organización de los documentos.

• Registries en Inglaterra.
• Registraturen en Alemania.
• Registri di protocollo en Italia.

La  responsabilidad  sobre  los  documentos  depositados  en  los  archivos intermedios  corresponde  preferentemente  a  la  propia  administración productora de los documentos:

• Records Centers en Inglaterra.
• Altregistraturen en Alemania.
• Archivos de depósito en Italia.

El archivero no toma parte en la gestión directa de la documentación depositada en los archivos corrientes e intermedios, su papel es de control e inspección para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente. Existe un alto porcentaje de eliminaciones, especialmente en Inglaterra, único país donde el archivero no controla la totalidad del proceso de selección y eliminación hasta la segunda revisión a los 26 años de la producción de los documentos.
Existe un cuadro de clasificación establecido a priori a partir de las funciones del organismo productor, se desarrollan también calendarios de conservación.
Una vez que la documentación haya llegado a los archivos para su conservación definitiva, los archiveros podrán hacer uso del principio de procedencia:

• Registraturprinzip en Alemania.
• Riordinamento  en Italia.
• Registry principle en Inglaterra.

Modelo de Francia

El préarchivage: gestión de los archivos entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de archivos, comprendiendo su conservación en un local específico y la preparación de su transferencia, eventualmente tras una tría. La aparición y multiplicación de los documentos informáticos han facilitando una idea que hace ver que el prearchivage tradicional no puede aplicarse sobre los nuevos soportes. Da una importancia progresiva de los cuadros de conservación y eliminación, desde una perspectiva de preservación de documentación con valor histórico. El prearchivage no constituye más que una parte de lo que abarca el término records management.

Modelo de España

En la Administración española no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos. El primera vez que se analizó el problema de la gestión de documentos fue en 1983 por María Luisa Conde.

La gestión de documentos según el ámbito estatal: esta presidida por el interes en la normalización: Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales, el cual engloba:

• El Reglamento de Archivos del estado.
• Las Normas técnicas de la Dirección de los Archivos Estatales.

Dicho plan supone:

• la identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado
• la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico.

A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.