6. Diseño de un sistema de gestión de documentos

El anterior post iba dedicado a las mejoras y metas que queremos conseguir, en este estableceremos los pasos necesarios. Hay que tener totalmente claro que el primer paso es realizar un presupuesto de los gastos que supondría el cambio de infraestructuras y todas las mejoras, a partir de ahí hay (si el presupuesto es sostenible económicamente) hay que trabajar paso a paso para llevar a cabo las mejoras establecidas:

1. Definir como sera nuestro archivo y la zona de biblioteca

Para empezar nuestra zona de biblioteca es mas utilizada como sala de estudio, pero también nos referimos a ella como biblioteca porque contiene los libros que se han considerado necesario para los jóvenes tras una minuciosa selección  también pueden disponer de su consulta gratuitamente. La sala de estudio o biblioteca no consta de un numero muy alto de libros y tampoco se encuentran muy organizados, /es decir, no llevan un orden y/o etiquetado que se llevaría en una biblioteca normal.

En cuanto al archivo si hay que especificar mas detalles. Como ya se ha dicho en post anteriores la forma de organización de los documentos se debe hacer en estanterías diferenciadas por tema y contenido de los mismos. El tamaño del archivo no es mucho mayor al de la sala de estudio (la fotografía  pero con una buena estructura de las estanterías y archivadores el espacio se puede aprovechar al máximo. Obviamente el archivo debe estar cerrado con llave para el único acceso de los coordinadores responsables.

2. Establecer conexiones con sistemas de red

Hay dos tipos de conexiones que son necesarias establecer: la primera seria entre el ordenador principal, el que se encuentra en la oficina central (fotografía) y el cual genera los registros el mismo y desde el cual se toma nota de toda la información, y un ordenador integrado en nuestro archivo...la principal función de esto es que toda la información tomada por el principal pase ha estar a el secundario, el que se encuentra en el registro mas seguro y exento de tanta utilización y deterioro.

La segunda conexión se refiere mas bien a establecer una de red de Internet gratuito en todas las instalaciones de la organización y y una red entre los ordenadores a disposición de los usuarios.

3. Establecer el almacenamiento de audiovisuales

Los materias audiovisuales no son generados implícitamente por la organización  hay un numero reducido generado pero se encuentra en la misma situación que los demás  Su localización se encuentra en la misma sala, no se almacenan en el mismo registros, ya que al encontrarse esa sala también completamente cerrada no se encuentran expuestos.

4. Establecer aplicaciones y programas concretos

• Propio gestor de documentos. Dropbox: http://herramientasweb20.educvirtual.org/index.php?title=Getdropbox
• Se recomienda utilizar el navegado Chrome con las misma extensiones en cada ordenador. A partir de hay podremos entrar en Google Store y buscar y barajar las mejores aplicaciones
• Hacer uso de redes sociales como medio de información, publicidad y expansión

- Facebook: https://www.facebook.com/index.php?stype=lo&lh=Ac-q1FlG8FtThvLY

- Twitter: https://twitter.com/download/?lang=es&logged_out=1

- Blog: https://blogger.com

5. Establecer la conversión de documentos

Como ya hemos dicho anteriormente, los documentos se guardan de las dos formas posibles (impresa y digital) las formas de conversión de ambas serian: para los documentos impresos que se quieren digitalizar, o bien se aplica el escaner del documento concreto o bien la copia directa en el ordenador de la organización  en el caso de querer pasar una información digitalizada a modo papel, o bien se puede imprimir a mano. En el caso de la información digitalizada también hay que llevar a cabo tareas de control, es decir, que la información y los documentos también se encuentren bien organizados dentro del propio ordenador y que también se sometan a expurgo o traslados.

6. Establecer el trabajo de la Concejalia de Juventud

Como ya se ha dicho en post anteriores, la Concejalia de juventud se encuentra integrada en la organización  pero cabe destacar que ella lleva su propio control, digitalizacion y documentos. Los documentos que genera la Concejalia son: o bien digitalizados: de los cuales se toma nota en el propio ordenador de la Concejalia, el cual esta conectado con el Ayuntamiento del municipio, es decir, todos los documentos que se generen allí automáticamente tienen una copia digitalizada en el Ayuntamiento (lo que hagan con esa copia pertenece a la política de conservación de documentos del propio Ayuntamiento); o bien los otros documentos de la Concejalia son impresos: los cuales si se almacenarían en la propia Concejalia (fotografía), pero solo los de mayor importancia o mayor uso (los que son necesarios en el día a día . Los documentos impresos de la Concejalia se guardan en su propia sala disponible en la organización y bajo llave, tanto los armarios como la sala en si, los documentos impresos también utilizan una organización que el propio concejal se estable y le parece la mas adecuada.

5. Estrategias para satisfacer requerimientos

En este punto vamos a ver como el sistema de información de "Espacio Joven" podría mejorar con las posibilidades actuales. Para ello existen unos cuatro enfoques que ejercen la función de mejorar los requerimientos de la gestión de documentos: basado en políticas, basado en el diseño, basado en la implementación especifica y basado en el desarrollo de normas. Cada enfoque tiene sus ventajas y desventajas, por lo que la mejor solución seria aplicar al problema el o los enfoques que necesita, no hace falta que se busque una solución centrada en uno solo, contra mas amplio sea los enfoques que se le da, mas amplia sera la solución.

Por ello antes que nada hay que ver con que posibles errores o defectos nos podemos encontrar en nuestra organización:

• Referentes a la información:  no hemos encontrado un riesgo muy alto de perdida de información ya que casi todos los documentos están tanto impresos como digitales, pero es ahí  en la digitalización donde el coste se acentúa y el tiempo empleado en ello es mayor; una posible solución seria unificar los sistemas operativos, seleccionando el que se adapte mejor a nuestras necesidades y sea el mas compatible con las aplicaciones del mercado actuales. Enfoque de diseño
• Referentes al alto coste en general: a la hora de elegir un software compatible con su sistema operativo deberían elegir o el mas barato o alguno gratuito, al igual que con las aplicaciones, deberían analizar todas las que el mercado ofrece hasta dar con la mas rentable. Enfoque de políticas y diseño.
• Referentes a la publicidad: la organización "Espacio Joven" la verdad es que tiene una puesta en marcha de publicidad, al principio no contaba con las ya conocidas redes sociales o blog de información  por lo que su publicidad se basaba en carteles y panfletos repartidos por todo el municipio...pero han avanzado y algunos de sus medios de publicidad son los siguientes:

- El blog oficial de CIJ (aliado de "Espacio Joven"): http://cijbaeza.blogspot.com.es/

- Cuenta de twitter oficial de CIJ: https://twitter.com/CijBaeza

Ejemplo de un cartel buscando corresponsales nuevos

https://www.facebook.com/events/343784669069136/?notif_t=plan_user_invited

• Referente a la organización de los documentos: al llevar una organización don documentos impresos se tiene que tener muy en cuenta que normas o pautas se van a llevar a cabo a la hora de organizar toda esa información  es necesario que se utilice un proceso normalizado y lo mas eficaz posible. Para ello hay que etiquetar todos y cada uno de los documentos y archivarlos en carpetas independientes, también etiquetadas, para sin tener que llegar a abrirlas se sepa cual es su contenido (así protegeremos de daños). Esas carpetas seria conveniente que estuvieran almacenadas en diferentes archivadores o estanterías independientes y distinguidas por el tema concreto... así si se quiere buscar un documento en concreto sea fácil saber que que estantería mirar. También es necesario revisar periódicamente (entre 6 meses y 2 años) los documentos para trasladar los mas antiguos y dejar sitio a los actuales. Enfoque de políticas, desarrollo de normas y diseño.

Sabemos que quizá no sea fácil poner en marcha todas estas mejoras, ya sea por el facto que sea (económico, espacio, tiempo, etc) pero es una manera de intentar maximizar los resultados positivamente.

4. Evaluación de sistemas existentes

Para empezar hay que dar un paso atrás, en concreto hacia el calendario de disposición de los documentos, el cual nos servirá de apoyo en este punto. 

Como se muestra en el calendario los documentos tienen 2 distintas posibilidades de conservación  impreso o digital e impreso. ¿Que quiere decir esto? que todos los documentos se conservan de manera impresa pero hay varios que también tienen su conservación digital, como podemos ver ningún documento esta exento de su impresión pero si los hay que no se digitalizan.

Analizaremos uno a uno los documentos generados por la organización para ver si la forma de conservación actual es la correcta y las mas productiva:

• Reglamento interno de la organización (digital / impreso): quizá este sea un documento de gran importancia para llevarlo a cabo, es decir, para cumplir y establecer el funcionamiento de la organización  pero no un documento de gran importancia de conservación  Quizá con su impresión seria suficiente, no haría falta una copia digitalizada.
• Fichas de coordinadores y corresponsales (digital / impreso): creo que es la forma correcta de su conservación  quizá se podrían excluir las copias impresas, pero al no ser un numero muy grande de fichas tampoco supone una gran carga su conservación y almacenamiento.
• Facturas (impreso): es la forma de conversación menos costosa y mas rápida  ya que esas facturas se generan en papel, seria mas costoso y trabajoso volver a conservarlas de forma digital. El periodo de conservación me parece extenso ya que antes de esos 5 años esa factura ya ha perdido importancia y se conserva solo como documentos de "posible" consulta pero nada mas allá.
• Programas (digital / impreso): forma correcta de conservación  quizá no sea muy necesaria la información digitalmente, pero a la hora de buscarla, consultarla o simplemente búsqueda si es mas sencillo hacerlo de forma digital. El periodo de conservación también es correcto, es necesario, a la hora de hacer nuevos proyectos, los ya llevados a cabo anteriormente.
• Presupuestos (digital / impreso): forma de conservación correcta. El periodo de conservación también es correcto, se mantienen hasta su aprobación y denegación, o como mucho un máximo de 2 años por motivos de consulta.
• Documentos de resultado (digital / impreso): como los anteriores presentan una conservación y periodo de mantenimiento correctos.
• Actas y memorias (digital / impreso): la conservación no supondría ningún problema si se conservara solo de forma impresa. El periodo de conservación quizá sea demasiado amplio.
• Documentos concretos (impreso): al ser los documentos generados de la propia actividad y al generarse ya en formato papel, se salta y ahorra el proceso de la digitalización y se conservan tal cual.
• Documentos informativos y de consulta (digital / impreso): se generan en los dos formatos pero sin embargo con ellos si se lleva a cabo un proceso de conversión en el formato no existentes. La información para los jóvenes y sus consultas se actualizan frecuentemente.

Otros datos que habría que destacar sobre la conservación de los documentos serian, por ejemplo, el uso de copias en los documentos de mayor importancia,ya que por algún motivo esos documentos se extraviasen o destruyesen seria fácil recuperar la información. También es necesario tener un método de conservación y almacenamiento de los documentos, por ejemplo, el orden con el que estos se encuentran guardados en nuestra registro, o la forma (en carpetas, archivadores, muebles independientes, etc.) intentar que a la hora de recuperar la información sea lo mas rápido y eficaz posible. En el caso de los documentos digitalizados hay que tener en cuenta cual es el software mas eficaz, si el que estamos usando es el correcto y llevar a cabo el mantenimiento de nuestras bases de datos.

Como se comento en el post anterior la Concejalia de Juventud, la cual se encuentra en el mismo centro, tiene su forma independiente de gestionar los documentos que genera. Los documentos están digitalizados y en algún caso los documentos directamente en papel los tiene bajo su propia custodia.