4. Evaluación de sistemas existentes

Para empezar hay que dar un paso atrás, en concreto hacia el calendario de disposición de los documentos, el cual nos servirá de apoyo en este punto. 

Como se muestra en el calendario los documentos tienen 2 distintas posibilidades de conservación  impreso o digital e impreso. ¿Que quiere decir esto? que todos los documentos se conservan de manera impresa pero hay varios que también tienen su conservación digital, como podemos ver ningún documento esta exento de su impresión pero si los hay que no se digitalizan.

Analizaremos uno a uno los documentos generados por la organización para ver si la forma de conservación actual es la correcta y las mas productiva:

• Reglamento interno de la organización (digital / impreso): quizá este sea un documento de gran importancia para llevarlo a cabo, es decir, para cumplir y establecer el funcionamiento de la organización  pero no un documento de gran importancia de conservación  Quizá con su impresión seria suficiente, no haría falta una copia digitalizada.
• Fichas de coordinadores y corresponsales (digital / impreso): creo que es la forma correcta de su conservación  quizá se podrían excluir las copias impresas, pero al no ser un numero muy grande de fichas tampoco supone una gran carga su conservación y almacenamiento.
• Facturas (impreso): es la forma de conversación menos costosa y mas rápida  ya que esas facturas se generan en papel, seria mas costoso y trabajoso volver a conservarlas de forma digital. El periodo de conservación me parece extenso ya que antes de esos 5 años esa factura ya ha perdido importancia y se conserva solo como documentos de "posible" consulta pero nada mas allá.
• Programas (digital / impreso): forma correcta de conservación  quizá no sea muy necesaria la información digitalmente, pero a la hora de buscarla, consultarla o simplemente búsqueda si es mas sencillo hacerlo de forma digital. El periodo de conservación también es correcto, es necesario, a la hora de hacer nuevos proyectos, los ya llevados a cabo anteriormente.
• Presupuestos (digital / impreso): forma de conservación correcta. El periodo de conservación también es correcto, se mantienen hasta su aprobación y denegación, o como mucho un máximo de 2 años por motivos de consulta.
• Documentos de resultado (digital / impreso): como los anteriores presentan una conservación y periodo de mantenimiento correctos.
• Actas y memorias (digital / impreso): la conservación no supondría ningún problema si se conservara solo de forma impresa. El periodo de conservación quizá sea demasiado amplio.
• Documentos concretos (impreso): al ser los documentos generados de la propia actividad y al generarse ya en formato papel, se salta y ahorra el proceso de la digitalización y se conservan tal cual.
• Documentos informativos y de consulta (digital / impreso): se generan en los dos formatos pero sin embargo con ellos si se lleva a cabo un proceso de conversión en el formato no existentes. La información para los jóvenes y sus consultas se actualizan frecuentemente.

Otros datos que habría que destacar sobre la conservación de los documentos serian, por ejemplo, el uso de copias en los documentos de mayor importancia,ya que por algún motivo esos documentos se extraviasen o destruyesen seria fácil recuperar la información. También es necesario tener un método de conservación y almacenamiento de los documentos, por ejemplo, el orden con el que estos se encuentran guardados en nuestra registro, o la forma (en carpetas, archivadores, muebles independientes, etc.) intentar que a la hora de recuperar la información sea lo mas rápido y eficaz posible. En el caso de los documentos digitalizados hay que tener en cuenta cual es el software mas eficaz, si el que estamos usando es el correcto y llevar a cabo el mantenimiento de nuestras bases de datos.

Como se comento en el post anterior la Concejalia de Juventud, la cual se encuentra en el mismo centro, tiene su forma independiente de gestionar los documentos que genera. Los documentos están digitalizados y en algún caso los documentos directamente en papel los tiene bajo su propia custodia.