5. Estrategias para satisfacer requerimientos

En este punto vamos a ver como el sistema de información de "Espacio Joven" podría mejorar con las posibilidades actuales. Para ello existen unos cuatro enfoques que ejercen la función de mejorar los requerimientos de la gestión de documentos: basado en políticas, basado en el diseño, basado en la implementación especifica y basado en el desarrollo de normas. Cada enfoque tiene sus ventajas y desventajas, por lo que la mejor solución seria aplicar al problema el o los enfoques que necesita, no hace falta que se busque una solución centrada en uno solo, contra mas amplio sea los enfoques que se le da, mas amplia sera la solución.

Por ello antes que nada hay que ver con que posibles errores o defectos nos podemos encontrar en nuestra organización:

• Referentes a la información:  no hemos encontrado un riesgo muy alto de perdida de información ya que casi todos los documentos están tanto impresos como digitales, pero es ahí  en la digitalización donde el coste se acentúa y el tiempo empleado en ello es mayor; una posible solución seria unificar los sistemas operativos, seleccionando el que se adapte mejor a nuestras necesidades y sea el mas compatible con las aplicaciones del mercado actuales. Enfoque de diseño
• Referentes al alto coste en general: a la hora de elegir un software compatible con su sistema operativo deberían elegir o el mas barato o alguno gratuito, al igual que con las aplicaciones, deberían analizar todas las que el mercado ofrece hasta dar con la mas rentable. Enfoque de políticas y diseño.
• Referentes a la publicidad: la organización "Espacio Joven" la verdad es que tiene una puesta en marcha de publicidad, al principio no contaba con las ya conocidas redes sociales o blog de información  por lo que su publicidad se basaba en carteles y panfletos repartidos por todo el municipio...pero han avanzado y algunos de sus medios de publicidad son los siguientes:

- El blog oficial de CIJ (aliado de "Espacio Joven"): http://cijbaeza.blogspot.com.es/

- Cuenta de twitter oficial de CIJ: https://twitter.com/CijBaeza

Ejemplo de un cartel buscando corresponsales nuevos

https://www.facebook.com/events/343784669069136/?notif_t=plan_user_invited

• Referente a la organización de los documentos: al llevar una organización don documentos impresos se tiene que tener muy en cuenta que normas o pautas se van a llevar a cabo a la hora de organizar toda esa información  es necesario que se utilice un proceso normalizado y lo mas eficaz posible. Para ello hay que etiquetar todos y cada uno de los documentos y archivarlos en carpetas independientes, también etiquetadas, para sin tener que llegar a abrirlas se sepa cual es su contenido (así protegeremos de daños). Esas carpetas seria conveniente que estuvieran almacenadas en diferentes archivadores o estanterías independientes y distinguidas por el tema concreto... así si se quiere buscar un documento en concreto sea fácil saber que que estantería mirar. También es necesario revisar periódicamente (entre 6 meses y 2 años) los documentos para trasladar los mas antiguos y dejar sitio a los actuales. Enfoque de políticas, desarrollo de normas y diseño.

Sabemos que quizá no sea fácil poner en marcha todas estas mejoras, ya sea por el facto que sea (económico, espacio, tiempo, etc) pero es una manera de intentar maximizar los resultados positivamente.