5. Estrategias para satisfacer requerimientos

En este punto vamos a ver como el sistema de información de "Espacio Joven" podría mejorar con las posibilidades actuales. Para ello existen unos cuatro enfoques que ejercen la función de mejorar los requerimientos de la gestión de documentos: basado en políticas, basado en el diseño, basado en la implementación especifica y basado en el desarrollo de normas. Cada enfoque tiene sus ventajas y desventajas, por lo que la mejor solución seria aplicar al problema el o los enfoques que necesita, no hace falta que se busque una solución centrada en uno solo, contra mas amplio sea los enfoques que se le da, mas amplia sera la solución.

Por ello antes que nada hay que ver con que posibles errores o defectos nos podemos encontrar en nuestra organización:

• Referentes a la información:  no hemos encontrado un riesgo muy alto de perdida de información ya que casi todos los documentos están tanto impresos como digitales, pero es ahí  en la digitalización donde el coste se acentúa y el tiempo empleado en ello es mayor; una posible solución seria unificar los sistemas operativos, seleccionando el que se adapte mejor a nuestras necesidades y sea el mas compatible con las aplicaciones del mercado actuales. Enfoque de diseño
• Referentes al alto coste en general: a la hora de elegir un software compatible con su sistema operativo deberían elegir o el mas barato o alguno gratuito, al igual que con las aplicaciones, deberían analizar todas las que el mercado ofrece hasta dar con la mas rentable. Enfoque de políticas y diseño.
• Referentes a la publicidad: la organización "Espacio Joven" la verdad es que tiene una puesta en marcha de publicidad, al principio no contaba con las ya conocidas redes sociales o blog de información  por lo que su publicidad se basaba en carteles y panfletos repartidos por todo el municipio...pero han avanzado y algunos de sus medios de publicidad son los siguientes:

- El blog oficial de CIJ (aliado de "Espacio Joven"): http://cijbaeza.blogspot.com.es/

- Cuenta de twitter oficial de CIJ: https://twitter.com/CijBaeza

Ejemplo de un cartel buscando corresponsales nuevos

https://www.facebook.com/events/343784669069136/?notif_t=plan_user_invited

• Referente a la organización de los documentos: al llevar una organización don documentos impresos se tiene que tener muy en cuenta que normas o pautas se van a llevar a cabo a la hora de organizar toda esa información  es necesario que se utilice un proceso normalizado y lo mas eficaz posible. Para ello hay que etiquetar todos y cada uno de los documentos y archivarlos en carpetas independientes, también etiquetadas, para sin tener que llegar a abrirlas se sepa cual es su contenido (así protegeremos de daños). Esas carpetas seria conveniente que estuvieran almacenadas en diferentes archivadores o estanterías independientes y distinguidas por el tema concreto... así si se quiere buscar un documento en concreto sea fácil saber que que estantería mirar. También es necesario revisar periódicamente (entre 6 meses y 2 años) los documentos para trasladar los mas antiguos y dejar sitio a los actuales. Enfoque de políticas, desarrollo de normas y diseño.

Sabemos que quizá no sea fácil poner en marcha todas estas mejoras, ya sea por el facto que sea (económico, espacio, tiempo, etc) pero es una manera de intentar maximizar los resultados positivamente.

4. Evaluación de sistemas existentes

Para empezar hay que dar un paso atrás, en concreto hacia el calendario de disposición de los documentos, el cual nos servirá de apoyo en este punto. 

Como se muestra en el calendario los documentos tienen 2 distintas posibilidades de conservación  impreso o digital e impreso. ¿Que quiere decir esto? que todos los documentos se conservan de manera impresa pero hay varios que también tienen su conservación digital, como podemos ver ningún documento esta exento de su impresión pero si los hay que no se digitalizan.

Analizaremos uno a uno los documentos generados por la organización para ver si la forma de conservación actual es la correcta y las mas productiva:

• Reglamento interno de la organización (digital / impreso): quizá este sea un documento de gran importancia para llevarlo a cabo, es decir, para cumplir y establecer el funcionamiento de la organización  pero no un documento de gran importancia de conservación  Quizá con su impresión seria suficiente, no haría falta una copia digitalizada.
• Fichas de coordinadores y corresponsales (digital / impreso): creo que es la forma correcta de su conservación  quizá se podrían excluir las copias impresas, pero al no ser un numero muy grande de fichas tampoco supone una gran carga su conservación y almacenamiento.
• Facturas (impreso): es la forma de conversación menos costosa y mas rápida  ya que esas facturas se generan en papel, seria mas costoso y trabajoso volver a conservarlas de forma digital. El periodo de conservación me parece extenso ya que antes de esos 5 años esa factura ya ha perdido importancia y se conserva solo como documentos de "posible" consulta pero nada mas allá.
• Programas (digital / impreso): forma correcta de conservación  quizá no sea muy necesaria la información digitalmente, pero a la hora de buscarla, consultarla o simplemente búsqueda si es mas sencillo hacerlo de forma digital. El periodo de conservación también es correcto, es necesario, a la hora de hacer nuevos proyectos, los ya llevados a cabo anteriormente.
• Presupuestos (digital / impreso): forma de conservación correcta. El periodo de conservación también es correcto, se mantienen hasta su aprobación y denegación, o como mucho un máximo de 2 años por motivos de consulta.
• Documentos de resultado (digital / impreso): como los anteriores presentan una conservación y periodo de mantenimiento correctos.
• Actas y memorias (digital / impreso): la conservación no supondría ningún problema si se conservara solo de forma impresa. El periodo de conservación quizá sea demasiado amplio.
• Documentos concretos (impreso): al ser los documentos generados de la propia actividad y al generarse ya en formato papel, se salta y ahorra el proceso de la digitalización y se conservan tal cual.
• Documentos informativos y de consulta (digital / impreso): se generan en los dos formatos pero sin embargo con ellos si se lleva a cabo un proceso de conversión en el formato no existentes. La información para los jóvenes y sus consultas se actualizan frecuentemente.

Otros datos que habría que destacar sobre la conservación de los documentos serian, por ejemplo, el uso de copias en los documentos de mayor importancia,ya que por algún motivo esos documentos se extraviasen o destruyesen seria fácil recuperar la información. También es necesario tener un método de conservación y almacenamiento de los documentos, por ejemplo, el orden con el que estos se encuentran guardados en nuestra registro, o la forma (en carpetas, archivadores, muebles independientes, etc.) intentar que a la hora de recuperar la información sea lo mas rápido y eficaz posible. En el caso de los documentos digitalizados hay que tener en cuenta cual es el software mas eficaz, si el que estamos usando es el correcto y llevar a cabo el mantenimiento de nuestras bases de datos.

Como se comento en el post anterior la Concejalia de Juventud, la cual se encuentra en el mismo centro, tiene su forma independiente de gestionar los documentos que genera. Los documentos están digitalizados y en algún caso los documentos directamente en papel los tiene bajo su propia custodia.

3. Identificación de requerimientos

Partiendo de la información de los post anteriores, podemos definir con facilidad cuales son todos los documentos que se generan en "Espacio Joven" a partir de su actividad; pero recalcando que no se trata de una empresa en si, sino de una organización compuesta por voluntarios. A partir de aquí lo documentos que se generan son los siguientes:

• Reglamento interno de la organización: para mi parecer es uno de los documentos mas importantes que debe tener toda organización o empresa, ya que en el se establecen  por así decirlo, todas las normas, forma de trabajo, planes, objetivos, relaciones con los encargados, etc. se establece como ha de funcionar esa organización, sobre que o cuales principios debe comenzar a trabajar.
• Fichas: contienen toda la información necesaria junto con los datos de todos los coordinadores y los jóvenes corresponsales de la organización.
• Facturas: todos y cada uno de los datos de las compras realizas por la organización  ya sea para material en las instalaciones, o remodelación de las misma
• Programas: en ellos se programan todos los talleres, actividades, y servicios que va a ofrecer o tiene pensado ofrecer "Espacio Joven". es decir, todos sus proyectos llevados a cabo. En ellos constara toda la información necesaria junto con los presupuestos.
• Presupuestos:  se refiere a todas las cuentas o cálculos que "Espacio Joven" realizara a la hora de proponer una actividad o taller nuevo. Estos presupuestos irán, al ser una organización sustentada por el Ayuntamiento y la Junta de Andalucía  directamente a los encargados de proporcionales lo medios tanto físicos como económicos.
• Documentos de resultado: serán los documentos generados tras la aprobación o desaprobación de los talleres, actividades y todo tipo de proyectos, serán generados por el Ayuntamiento o la entidad encargada de cubrir esos gastos.
• Actas y memorias: se generaran tras las reuniones realizadas 
• Documentos concretos: se refiere a los documentos generados por la propia actividad de la organización  es decir, documentos como: fichas de participantes de un taller, bases de un concurso para jóvenes  fichas y autorizaciones de alguna actividad o curso en concreto, etc.
• Documentos de consulta e informativos: "Espacio Joven" en su alianza con CIJ también ofrecen servicios de información para jóvenes mayores de 18 respecto a becas de estudios tanto nacionales como internacionales, información sobre puestos de trabajo, cursos o módulos no pertenecientes a la organización, etc. En resumen también ofrecen todo tipo de información sobre "formación profesional". Dicha información genera documentos concretos sobre la misma y documentos sobre los interesados, como fichas de datos, curriculums, etc.
• Y otros documentos: seguros, escrituras, libros de contabilidad, cuentas de perdidas y ganancias, etc. 

Todos estos documentos son creados y generados por la propia organización  la cual los tramita y conserva siguiendo sus bases establecidas. Los documentos que deben ser mandados fuera de la propia organización (documentos e proyectos y presupuestos) también se almacenan y tramitan en la propia organización  disponiendo de copias, para que ninguna información se pierda. Como ya he dicho antes "Espacio Joven" sigue sus bases o principios de conservación que son los siguientes:

- Digital / Impreso: se conserva el documento en uno o ambos de los formatos

- Archivo: se conserva en la propia organización de forma impresa y clasificada
- Base de datos: se conserva de forma digitalizada en el ordenador de la organización

Como conclusión  que la organización "Espacio Joven" gestione y guarde sus propios documentos es positivo ya que no se expone a la perdida de los mismos, sabe como los gestiona y donde. Le permite llevar un control mucho mas detallado y que la recuperación se mas sencilla. Así la optimización de la información y la actividad sera mas positiva. También gracias a su propio almacenamiento reducen los costes y los riesgos asociados la custodia y protección. 

Pero hay que tener en cuenta que no solo generan documentos la organización "Espacio Joven" sino la Concejalia de Juventud, la cual se encuentra  dentro del mismo centro. La Concejalia tiene otra forma independiente de almacenar sus documentos, todos son de forma digital, y en todo caso las copias impresas se guardan en en propio ayuntamiento de Baeza.