Partiendo de la información de los post anteriores, podemos definir con facilidad cuales son todos los documentos que se generan en "Espacio Joven" a partir de su actividad; pero recalcando que no se trata de una empresa en si, sino de una organización compuesta por voluntarios. A partir de aquí lo documentos que se generan son los siguientes:
- Reglamento interno de la organización: para mi parecer es uno de los documentos mas importantes que debe tener toda organización o empresa, ya que en el se establecen por así decirlo, todas las normas, forma de trabajo, planes, objetivos, relaciones con los encargados, etc. se establece como ha de funcionar esa organización, sobre que o cuales principios debe comenzar a trabajar.
- Fichas: contienen toda la información necesaria junto con los datos de todos los coordinadores y los jóvenes corresponsales de la organización.
- Facturas: todos y cada uno de los datos de las compras realizas por la organización ya sea para material en las instalaciones, o remodelación de las misma
- Programas: en ellos se programan todos los talleres, actividades, y servicios que va a ofrecer o tiene pensado ofrecer "Espacio Joven". es decir, todos sus proyectos llevados a cabo. En ellos constara toda la información necesaria junto con los presupuestos.
- Presupuestos: se refiere a todas las cuentas o cálculos que "Espacio Joven" realizara a la hora de proponer una actividad o taller nuevo. Estos presupuestos irán, al ser una organización sustentada por el Ayuntamiento y la Junta de Andalucía directamente a los encargados de proporcionales lo medios tanto físicos como económicos.
- Documentos de resultado: serán los documentos generados tras la aprobación o desaprobación de los talleres, actividades y todo tipo de proyectos, serán generados por el Ayuntamiento o la entidad encargada de cubrir esos gastos.
- Actas y memorias: se generaran tras las reuniones realizadas
- Documentos concretos: se refiere a los documentos generados por la propia actividad de la organización es decir, documentos como: fichas de participantes de un taller, bases de un concurso para jóvenes fichas y autorizaciones de alguna actividad o curso en concreto, etc.
- Documentos de consulta e informativos: "Espacio Joven" en su alianza con CIJ también ofrecen servicios de información para jóvenes mayores de 18 respecto a becas de estudios tanto nacionales como internacionales, información sobre puestos de trabajo, cursos o módulos no pertenecientes a la organización, etc. En resumen también ofrecen todo tipo de información sobre "formación profesional". Dicha información genera documentos concretos sobre la misma y documentos sobre los interesados, como fichas de datos, curriculums, etc.
- Y otros documentos: seguros, escrituras, libros de contabilidad, cuentas de perdidas y ganancias, etc.
Todos estos documentos son creados y generados por la propia organización la cual los tramita y conserva siguiendo sus bases establecidas. Los documentos que deben ser mandados fuera de la propia organización (documentos e proyectos y presupuestos) también se almacenan y tramitan en la propia organización disponiendo de copias, para que ninguna información se pierda. Como ya he dicho antes "Espacio Joven" sigue sus bases o principios de conservación que son los siguientes:
- Digital / Impreso: se conserva el documento en uno o ambos de los formatos
- Archivo: se conserva en la propia organización de forma impresa y clasificada
- Base de datos: se conserva de forma digitalizada en el ordenador de la organización
- Base de datos: se conserva de forma digitalizada en el ordenador de la organización
Como conclusión que la organización "Espacio Joven" gestione y guarde sus propios documentos es positivo ya que no se expone a la perdida de los mismos, sabe como los gestiona y donde. Le permite llevar un control mucho mas detallado y que la recuperación se mas sencilla. Así la optimización de la información y la actividad sera mas positiva. También gracias a su propio almacenamiento reducen los costes y los riesgos asociados la custodia y protección.
Pero hay que tener en cuenta que no solo generan documentos la organización "Espacio Joven" sino la Concejalia de Juventud, la cual se encuentra dentro del mismo centro. La Concejalia tiene otra forma independiente de almacenar sus documentos, todos son de forma digital, y en todo caso las copias impresas se guardan en en propio ayuntamiento de Baeza.
Pero hay que tener en cuenta que no solo generan documentos la organización "Espacio Joven" sino la Concejalia de Juventud, la cual se encuentra dentro del mismo centro. La Concejalia tiene otra forma independiente de almacenar sus documentos, todos son de forma digital, y en todo caso las copias impresas se guardan en en propio ayuntamiento de Baeza.
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